Tính năng hẹn giờ gửi email Outlook là tính năng tuyệt vời để bạn lên kế hoạch gửi email cho khách hàng hàng tháng. Nếu biết cách sử dụng tính năng này, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và đem lại sự hiệu quả cao trong công việc. Cùng phần mềm MKT tìm hiểu tính năng này nhé.
I. Cách hẹn giờ gửi email Outlook
Hẹn giờ gửi Email Outlook cực kỳ đơn giản, bạn làm theo các bước sau:
Bước 1: Mở Outlook và nhập địa chỉ người nhận, nội dung email > Nhấn vào Message > Nhấn vào biểu tượng mở rộng tại mục Tags.
Bước 2: Tại giao diện Properties, chọn Do not deliver before check trong mục Delivery options, sau đó đặt ngày và giờ gửi > Chọn Close để đóng lại.
Bước 3: Nhấn Send để gửi thư.
Như vậy, bạn có thể xem lại thư đã lên lịch trong mục Outbox.
Lưu ý:
– Tùy chọn này không có trong Outlook trên web.
– Email chỉ được gửi khi Outlook của bạn đang mở tại thời điểm gửi mà bạn đã chọn. Nếu không, email sẽ được gửi vào lần tiếp theo bạn mở Outlook.
II. Cách hủy lịch gửi hoặc thay đổi lịch gửi email
Khi bạn đã hẹn giờ gửi Email Outlook thành công nhưng vì một vấn đề nào đó nên bạn muốn hủy lịch gửi hoặc thay đổi lịch gửi email. Có cách nào làm được điều này hay không? Câu trả lời là có, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Mở email đang chờ gửi trong folder Outbox > Mở email bạn đã hẹn giờ trước đó.
Bước 2: Nhấn vào Message > Nhấn vào biểu tượng mở rộng tại mục Tags.
Bước 3: Hộp thoại Properties mở ra, chọn 1 trong 2 tùy chọn:
– Bỏ đánh tích vào ô Do not deliver before check trong mục Delivery options nếu muốn gửi thư ngay lập tức
– Thay đổi lại ngày và giờ gửi khác nếu muốn đổi lịch gửi mail.
Nhấn vào Close để lưu lại thao tác.
Bước 4: Quay lại cửa sổ soạn email, nhấn chọn Send xác nhận gửi lại thư.
III. Cách trì hoãn gửi email Outlook
Để trì hoãn gửi Email Outlook, có nghĩa là sẽ xóa hết lịch hẹn gửi email trước đây, bạn có thể thao tác theo các bước:
Bước 1: Trên tab Home, chọn Rule > Chọn Manage Rules & Alerts.
Bước 2: Giao diện Rules and Alerts xuất hiện, bạn hãy chọn New Rule.
Bước 3: Dưới mục Start from a Blank Rule, nhấn vào tùy chọn Apply rule on messages I send > Nhấn Next.
Bước 4: Để trì hoãn tất các email trong Outlook, bạn hãy nhấn Next > Nhấn Yes để xác nhận thao tác.
Bước 5: Bạn hãy chọn defer delivery by a number of minutes > Chọn a number of như ảnh > Sau đó, nhập số phút bạn muốn trì hoãn gửi email tại Deferred Delivery > Nhấn OK > Nhấn Next.
Bước 6: Đặt tên rule và chọn Turn on this rule rồi nhấn vào Finish.
Nhấn Apply và OK.
Trên đây, phần mềm MKT đã hướng dẫn bạn cách hẹn giờ gửi email Outlook đơn giản mà hiệu quả, bạn hãy áp dụng cách hẹn giờ gửi mail này nếu như bạn muốn gửi số lượng lớn hoặc các email có nội dung giống nhau.